Импорт учеников из таблицы: CSV, остатки и проверка

Перенос из таблицы начинается с даты, на которую вы договорились считать остатки. Список учеников и суммы должны описывать одну и ту же точку времени. Иначе проведённый вчера урок легко попадёт и в старую таблицу, и в новый кабинет.

В «Где мои ученики» есть импорт учеников из CSV с предварительной проверкой. Он переносит карточки и входящие остатки. Ниже — порядок подготовки файла, проверки знаков и первого дня работы после перехода.

Сначала закройте старый учёт на одну дату

Выберите начало дня, например 8 сентября. В таблице учтите все оплаты, возвраты и списания до начала этого дня. Дальнейшие операции уже записывайте в новом кабинете. Сохраните отдельную копию старой таблицы: она понадобится для вопросов об истории до перехода.

Плюс означает предоплату ученика, минус — его долг. В этом примере общий входящий остаток равен 1400 ₽. Эта сумма не означает, что вы получили 1400 ₽ в день импорта. Это перенесённое состояние расчётов. Подробный пример сверки есть в инструкции по учёту оплат.

Подготовьте CSV по шаблону из кабинета

Откройте список учеников, раскройте «Импорт учеников из CSV» и скачайте шаблон. Сохраните порядок и названия шести столбцов. Не заменяйте английские заголовки русскими: загрузчик проверяет их точное совпадение.

Файл должен быть в UTF-8, с разделителем «точка с запятой», размером до 1 МБ и содержать от 1 до 100 учеников. У телефона родителя должно быть указано имя этого контакта. Если контакта нет, оставьте оба поля пустыми. В суммах не нужны знак рубля и пробелы между разрядами; допустима точка или запятая перед копейками. В самом файле используйте обычный знак минуса -.

Excel-книгу сначала сохраните в подходящий CSV. Проверьте полученный файл в текстовом редакторе: иногда табличная программа выбирает запятую вместо точки с запятой или меняет формат телефона. Не переименовывайте расширение XLSX в CSV — содержимое от этого не преобразуется.

Минимальный CSV для проверки формата

Ниже — три вымышленных ученика без телефонов и контактов родителей. В каждой строке шесть полей: пустые значения тоже отделены точками с запятой. Такой пример позволяет проверить формат, не используя личные данные.

name;subject;student_phone;parent_name;parent_phone;opening_balance
Ученик А;Математика;;;;2400
Ученик Б;Математика;;;;-1000
Ученик В;Математика;;;;0

При проверке этого файла ожидайте три строки и общий остаток 1400 ₽. Сверьте также каждую сумму: одинаковый итог сам по себе не исключает, что плюс и минус стоят у разных учеников. Для проверки формата достаточно предпросмотра; подтверждение сохранит учебные карточки и остатки в вашем кабинете.

Проверьте строки до сохранения

1. Выберите файл и дату «Остатки на начало дня».
2. Нажмите «Проверить файл».
3. Сверьте число строк и общую сумму с подготовленной таблицей.
4. Для каждой строки выберите нового или уже существующего ученика.
5. Повторно проверьте имена, знак остатка и дату, затем подтвердите импорт.

Совпадение имени и телефона само по себе не объединяет записи. Если Анна уже есть в кабинете, выберите именно её карточку. При выборе существующего ученика импорт переносит остаток, а его карточку и контакты не меняет. Если создаёте новых учеников, контакты родителя в разных строках создаются отдельно. Общего родителя двух детей затем можно явно выбрать в карточках.

Предпросмотр действует сутки. Повтор той же подтверждённой загрузки не создаёт новые записи. Но изменённый файл считается новым импортом: не используйте повторную загрузку отредактированной таблицы как обычный способ обновить всё сразу. Сначала разберитесь, какие строки уже сохранены.

Не заносите прошлые деньги второй раз

Анна пришла с остатком 2400 ₽. Если затем вы добавите ещё и старый платёж на 2400 ₽, остаток станет завышенным. Входящий остаток уже включает прошлые операции. После перехода вносите только новые поступления, возвраты и списания.

Импорт не восстанавливает старое расписание и историю уроков. Новые встречи добавьте в расписание отдельно. Прошлые занятия остаются в сохранённом архиве таблицы. Это позволяет начать с проверенной суммы, не изображая историю, которой нет в новом кабинете.

Проверьте первый рабочий день

После импорта откройте по одной карточке с плюсом, минусом и нулём. Сверьте остатки. После первого нового занятия вручную посчитайте ожидаемое изменение: у Анны было 2400 ₽, списание за урок 1200 ₽, осталось 1200 ₽. Если пришла новая оплата 3000 ₽, остаток после неё — 4200 ₽.

Сохраните в своей рабочей заметке дату перехода и название архивного файла. Если родитель спросит о старой оплате, вы будете знать, где искать первичную запись. Для дальнейшей работы пригодятся карточка ученика и журнал занятий.

Частые вопросы

Можно ли загрузить больше 100 учеников?

Один файл рассчитан максимум на 100 строк. Разделите список на отдельные непересекающиеся файлы, сохранив одну дату перехода, и сверяйте каждую часть. Общий итог проверяйте по всем частям.

Как сверить остаток после импорта?

Откройте «Ученики», нужную карточку и блок «Денежный остаток». Сравните входящую сумму и дату с сохранённой таблицей, затем отдельно учтите операции после перехода.

Если обнаружена ошибка во входящей сумме, сохраните правильный расчёт в своей таблице и обратитесь в поддержку. Начальный остаток после сохранения обычным редактированием не меняется. Повторный импорт не обновит его, а фиктивная оплата или возврат создадут неверную денежную операцию.