Расписание, в котором есть место и урокам, и вам

Начните не со свободных окон учеников, а с границ своей недели. Отметьте часы работы, выходные, подготовку и дорогу. Занятия распределяйте по оставшемуся времени — так в расписании будут видны не только уроки, но и реальная нагрузка.

Сначала поставьте в календарь то, что нельзя сдвинуть

1. Личные границы. Во сколько начинается и заканчивается рабочий день? Какой день остаётся без уроков?
2. Постоянные занятия. Внесите согласованные даты. Если у ученика два урока в неделю, каждый занимает свою строку.
3. Перерывы и подготовка. Например, после часа занятия оставьте 15 минут. Это пример, а не обязательная норма: настройте интервал под свою работу.
4. Дорога. Для выездного занятия укажите отдельный блок пути туда и обратно.
5. Резерв. Оставьте несколько свободных окон для согласованных переносов, а не заполняйте каждую минуту.

Как выглядит один рабочий день

Не стирайте отменённое занятие

Если просто заменить старую дату новой, потом трудно понять, что произошло. Сохраните исходную строку со статусом «Перенесено», а новую добавьте отдельно. В обеих строках оставьте короткую связь: «Перенос с 9 сентября на 11 сентября».

План и факт тоже лучше различать: «Запланировано» не означает «Проведено». Как только урок закончился, обновите статус. Если урока не было, не помечайте его проведённым ради удобства расчётов.

Как открыть и использовать файл

Скачайте CSV, импортируйте его в выбранную таблицу и укажите разделитель «точка с запятой» и кодировку UTF-8, если программа спросит. В файле одна учебная строка — замените её. Для каждого события добавляйте новую строку. CSV не хранит цвета и формулы: оформление можно настроить уже в таблице.

Для общего обзора отсортируйте записи по дате и времени. Полную таблицу не отправляйте всем ученикам: одному человеку достаточно его собственных занятий. Перед первым уроком уточните часовой пояс, особенно если занимаетесь онлайн из разных городов.

Посчитайте неделю целиком, прежде чем брать ещё ученика

Представим вымышленную практику: 12 часовых занятий за четыре рабочих дня. В календаре это выглядит как 12 часов работы. Но к каждому уроку преподаватель готовится 15 минут и ещё 5 минут записывает результат. Получаются дополнительные 4 часа. Добавим 2 часа дороги за неделю и по полчаса перерывов в каждый рабочий день: фактически занято уже 20 часов.

Для оценки полной нагрузки репетитора подставьте реальные интервалы: подготовка к двум похожим урокам может быть общей, а дорога до одного ученика — длиннее всех остальных поездок. Новое занятие проверяйте вместе с необходимым временем до и после него. Свободный час между двумя адресами может целиком уходить на дорогу.

Проверьте стыки между занятиями

• Урок заканчивается в 16:00, следующий начинается в 16:00: места для задержки и записи результата нет.
• Очная встреча стоит между двумя онлайн-уроками: проверьте оба переезда, а не только путь к ученику.
• Вы предложили одно окно двум людям: до подтверждения пометьте его как обсуждаемое и не считайте свободным.
• Ученик меняет время на этой неделе: проверьте, остаётся ли обычное время на следующей.

Один резервный промежуток не обязан подходить всем. Если свободное время есть только утром, а ученики могут заниматься вечером, оно не решает задачу вечернего переноса. При согласовании постоянного расписания полезно заранее узнать хотя бы один запасной вариант каждого ученика. Если вы в разных городах, сначала сверьте часовые пояса и дату встречи.

Свободное окно: пример с подготовкой и дорогой

Если ученик переносит вторник на пятницу, согласуйте урок с 17:15 до 18:15: подготовка и записи занимают оставшиеся полчаса. Резерв занят именно этой встречей. Сначала получите подтверждение, затем измените запись. Второму ученику это окно больше не предлагайте как свободное. После переноса снова проверьте обычный вторник следующей недели: разовое изменение не должно сдвинуть постоянное время.

При отмене пятничного урока верните окну статус свободного только после проверки других договорённостей. Денежное списание за отмену определяйте отдельно по согласованным условиям; наличие резервного окна само по себе не создаёт оплату. Для сообщения используйте конструктор с вариантом «Предложение переноса».

Как проверить своё расписание в приложении

Сначала откройте снимок недельного календаря: на нём видны дни, время и ученики в записях. Посмотрите короткий обзор приложения и в демо откройте одну готовую встречу. Данные вымышлены; ссылку для четырёхчасового доступа вы получите на e-mail.

В «Где мои ученики» можно вести занятия в календаре и создавать повторы. В своём пробном кабинете проверьте на вымышленном ученике такой сценарий: два часовых урока в неделю, по вторникам и четвергам в 17:00. Задайте период на две недели. В календаре должны получиться четыре встречи — без лишней записи в день, с которого вы настраивали повтор.

Перенесите только первый четверг на пятницу в 17:00. Проверьте три результата: встреча появилась в пятницу, в старом окне больше нет запланированного урока, следующий четверг остался на месте. Общее число предстоящих встреч по-прежнему равно четырём.

До и после переноса найдите ученика в списке и сверьте ближайшую встречу. На снимке списка учеников показано, где искать эту запись. Свой кабинет доступен 14 дней с первого входа, без карты и автосписаний — за этот период можно проверить обычную неделю, а затем её повтор.

Если меняется постоянное время, используйте редактирование будущих занятий серии. В предварительном просмотре сверьте дату начала изменений, дни недели и время. После сохранения откройте последнюю неделю выбранного периода: она помогает заметить ошибку, которую не видно по ближайшей встрече.

Описание результата занятия храните в журнале уроков, а порядок изменения даты сверяйте с инструкцией по переносам. Так расписание останется коротким ответом на вопрос «когда и с кем», без длинных учебных заметок в каждой ячейке.