Расписание, в котором есть место и урокам, и вам

Начните не со свободных окон учеников, а с границ своей недели. Отметьте часы работы, выходные, подготовку и дорогу. Занятия распределяйте по оставшемуся времени — так в расписании будут видны не только уроки, но и реальная нагрузка.

Сначала поставьте в календарь то, что нельзя сдвинуть

1. Личные границы. Во сколько начинается и заканчивается рабочий день? Какой день остаётся без уроков?
2. Постоянные занятия. Внесите согласованные даты. Если у ученика два урока в неделю, каждый занимает свою строку.
3. Перерывы и подготовка. Например, после часа занятия оставьте 15 минут. Это пример, а не обязательная норма: настройте интервал под свою работу.
4. Дорога. Для выездного занятия укажите отдельный блок пути туда и обратно.
5. Резерв. Оставьте несколько свободных окон для согласованных переносов, а не заполняйте каждую минуту.

Как выглядит один рабочий день

Не стирайте отменённое занятие

Если просто заменить старую дату новой, потом трудно понять, что произошло. Сохраните исходную строку со статусом «Перенесено», а новую добавьте отдельно. В обеих строках оставьте короткую связь: «Перенос с 9 сентября на 11 сентября».

План и факт тоже лучше различать: «Запланировано» не означает «Проведено». Как только урок закончился, обновите статус. Если урока не было, не помечайте его проведённым ради удобства расчётов.

Как открыть и использовать файл

Скачайте CSV, импортируйте его в выбранную таблицу и укажите разделитель «точка с запятой» и кодировку UTF-8, если программа спросит. В файле одна учебная строка — замените её. Для каждого события добавляйте новую строку. CSV не хранит цвета и формулы: оформление можно настроить уже в таблице.

Для общего обзора отсортируйте записи по дате и времени. Полную таблицу не отправляйте всем ученикам: одному человеку достаточно его собственных занятий. Перед первым уроком уточните часовой пояс, особенно если занимаетесь онлайн из разных городов.

Посчитайте неделю целиком, прежде чем брать ещё ученика

Представим вымышленную практику: 12 часовых занятий за четыре рабочих дня. В календаре это выглядит как 12 часов работы. Но к каждому уроку преподаватель готовится 15 минут и ещё 5 минут записывает результат. Получаются дополнительные 4 часа. Добавим 2 часа дороги за неделю и по полчаса перерывов в каждый рабочий день: фактически занято уже 20 часов.

Для оценки полной нагрузки репетитора подставьте реальные интервалы: подготовка к двум похожим урокам может быть общей, а дорога до одного ученика — длиннее всех остальных поездок. Новое занятие проверяйте вместе с необходимым временем до и после него. Свободный час между двумя адресами может целиком уходить на дорогу.

Проверьте стыки между занятиями

• Урок заканчивается в 16:00, следующий начинается в 16:00: места для задержки и записи результата нет.
• Очная встреча стоит между двумя онлайн-уроками: проверьте оба переезда, а не только путь к ученику.
• Вы предложили одно окно двум людям: до подтверждения пометьте его как обсуждаемое и не считайте свободным.
• Ученик меняет время на этой неделе: проверьте, остаётся ли обычное время на следующей.

Один резервный промежуток не обязан подходить всем. Если свободное время есть только утром, а ученики могут заниматься вечером, оно не решает задачу вечернего переноса. При согласовании постоянного расписания полезно заранее узнать хотя бы один запасной вариант каждого ученика. Если вы в разных городах, сначала сверьте часовые пояса и дату встречи.

Как проверить своё расписание в приложении

В «Где мои ученики» можно вести занятия в календаре и создавать повторы. Проверьте на вымышленном ученике такой сценарий: два часовых урока в неделю, по вторникам и четвергам в 17:00. Задайте период на две недели. В календаре должны получиться четыре встречи — без лишней записи в день, с которого вы настраивали повтор.

Перенесите только первый четверг на пятницу в 17:00. Проверьте три результата: встреча появилась в пятницу, в старом окне больше нет запланированного урока, следующий четверг остался на месте. Общее число предстоящих встреч по-прежнему равно четырём.

Если меняется постоянное время, используйте редактирование будущих занятий серии. В предварительном просмотре сверьте дату начала изменений, дни недели и время. После сохранения откройте последнюю неделю выбранного периода: она помогает заметить ошибку, которую не видно по ближайшей встрече.

Описание результата занятия храните в журнале уроков, а порядок изменения даты сверяйте с инструкцией по переносам. Так расписание останется коротким ответом на вопрос «когда и с кем», без длинных учебных заметок в каждой ячейке.