Содержание
Скачайте Excel-книгу для учёта учеников, проведённых занятий и оплат. В ней пять листов, готовые формулы остатков и вымышленные записи, по которым можно проверить расчёт. Файл доступен без регистрации.
Таблица для самостоятельного учёта
30 учеников, 300 записей занятий и 300 платежей. Жёлтые ячейки заполняете вы, сиреневые рассчитываются формулами. Без макросов и внешних подключений.
Скачать таблицу XLSX ↓Рабочую копию храните у себя. Сайт не получает содержимое файла.
Что находится на пяти листах
| Лист | Что заполнять | Что получается |
|---|---|---|
| Инструкция | Прочитать перед началом | Правила ввода и контрольные суммы |
| Ученики | Постоянный ID, имя, предмет, входящий остаток | Список для выбора в операциях |
| Занятия | Дата, ID, тема, статус и фактическое списание | Журнал уроков |
| Платежи | Дата, ID, поступление или возврат, сумма | История движения денег |
| Сводка | Формулы заполнять не нужно | Остатки по ученикам и общий итог |
Книга связывает операции по ID ученика, например S01. Имя помогает читать записи, но не заменяет идентификатор. Два ученика с одинаковым именем должны иметь разные ID. Не меняйте использованный ID без проверки всех связанных строк.
Сиреневый столбец «Проверка» отмечает ошибки в ID, дате, типе операции и сумме. Пустой или неизвестный ID в операции и повторный ID ученика блокируют денежные итоги: «Сводка» показывает «Ошибка». Сначала исправьте исходные строки и дождитесь пересчёта. Даже при отметке «OK» сверьте один остаток вручную; формулы проверки не удаляйте.
Начните с копии и одной даты
- Сохраните скачанный файл под своим названием.
- Посмотрите вымышленные записи и сверьте итоги вручную.
- Очистите только жёлтые ячейки с примерами на листах «Ученики», «Занятия» и «Платежи». Сохраните сиреневые формулы столбцов «Проверка» и листа «Сводка».
- Выберите дату начала учёта. Внесите остатки на начало этого дня.
- Записывайте только последующие операции, чтобы не посчитать прошлые платежи дважды.
Положительный входящий остаток — аванс ученика, отрицательный — его задолженность. Если начинаете с нуля и прошлых расчётов нет, укажите 0. Суммы вводите числами, без символа ₽ внутри ячейки. Дату вводите именно как дату, а не произвольную текстовую подпись.
Как проверить формулы на примере
У вымышленной Анны входящий остаток 3000 ₽. После новой оплаты 2000 ₽ и двух уроков со списаниями по 1200 ₽ осталось 2600 ₽. Формула: 3000 + 2000 − 2400 = 2600.
У Бориса был долг 500 ₽, поэтому входящий остаток равен −500 ₽. Он заплатил 1500 ₽, затем прошёл урок стоимостью 1000 ₽. Остаток стал нулевым: −500 + 1500 − 1000 = 0. У Веры было 1000 ₽, занятие стоило 800 ₽, а оставшиеся 200 ₽ вернули. Её остаток тоже равен нулю.
В общей строке примера: входящие остатки 3500 ₽, поступления 3500 ₽, возвраты 200 ₽, списания 4200 ₽. Итог — 2600 ₽. Если после изменения записей цифры не обновились, проверьте, включён ли в вашем редакторе автоматический пересчёт формул.
Как заносить отмены, авансы и мини-группы
Статус урока сам не назначает списание. В столбце «Списание, ₽» вы вводите фактическую согласованную сумму. У будущей встречи оставьте ноль до появления основания для списания. У отменённой встречи проверьте договорённость, а не копируйте автоматически цену соседнего урока. Порядок фиксации есть в инструкции про переносы и отмены.
Аванс записывайте один раз как поступление. Затем каждый проведённый урок уменьшает остаток через списание. Возврат вводите положительным числом с типом «Возврат». Отрицательная сумма возврата исказит итог.
В мини-группе одна строка относится к одному ученику на конкретном занятии. Для трёх участников нужны три строки: состав, посещение и стоимость могут различаться. Общая сумма за группу не заменяет индивидуальный учёт посещаемости.
Границы шаблона
Формулы рассчитаны на 30 строк учеников и по 300 строк операций. Если расширяете таблицу, обновите диапазоны формул и списков выбора. Не переставляйте столбцы без проверки ссылок. Сохраните отдельную копию перед изменением структуры.
Таблица сверяет внесённые записи. Она не проверяет поступление денег в банке, не рассчитывает налоги и не отправляет сообщения. Перед напоминанием об оплате проверьте первичные платежи. Общую книгу с другими учениками родителю не отправляйте: подготовьте отдельную выписку только по его ребёнку.
Когда попробовать приложение
Проверьте три своих обычных действия: перенести один урок, записать частичную оплату и найти последнюю заметку. Если приходится исправлять несколько листов и повторно сверять связи, попробуйте те же действия в «Где мои ученики». Сравнение сценариев есть в материале «Таблица или CRM».
При переходе в ГМУ используется отдельный CSV-шаблон из кабинета. Эту XLSX-книгу целиком приложение не загружает. Сначала подготовьте учеников и проверенные остатки по инструкции переноса из таблицы.